Como fazer listas de tarefas

Gosto muito das listas de tarefas, elas ajudam a organizar melhor meu dia e o que precisa ser feito. Porém, nem sempre foi assim. No começo eu tinha listas e mais listas e no final não fazia nada, minha lista ficava lá com várias atividades por completar.

Neste artigo quero trazer várias dicas para uma lista de tarefas que realmente funcione, retiradas do livro To-Do List Formula de Damon Zahariades.

O que é uma lista de tarefas

Primeiro vamos falar sobre o conceito de listas de tarefas, o que elas representam e como elas funcionam.

A lista de tarefa é uma estrutura onde ficam os compromissos de uma pessoa. Pense nela como uma organização das suas atividades. Ela pode ser diária, semanal, mensal e até mesmo anual.

Por exemplo, o que você precisa fazer amanhã? Se fosse para criar uma lista agora, com todas as tarefas que deverão ser cumpridas de forma prioritária no seu dia, quais seriam elas?

Então, o conceito de listas de tarefas é bem simples. Não tem nenhum segredo, é realmente o que o nome indica, uma lista com todas as suas tarefas. Mas apesar da simplicidade, essa é uma ferramenta poderosa.

Por que as listas de tarefa são importantes?

Agora vamos falar sobre a importância das listas de tarefas. Ou seja, o motivo pelo qual elas realmente são úteis no dia a dia. Será mesmo que uma simples lista pode ajudar a ter mais controle, produtividade e eficiência?

Uma lista de tarefas que realmente funcione ajuda a ter controle ao longo do seu dia de trabalho. Você sabe o que precisa fazer, quando fazer e como fazer.

Esta é uma das principais funções de uma lista de tarefa, ela serve como uma bússola no dia a dia. Muitas vezes nos sentimos perdidos, sem saber o que fazer primeiro e o que fazer depois.

Com ela a organização é garantida. Você pode até mesmo criar uma em que todas as suas tarefas apareçam na exata ordem em que devem ser executadas. Assim ficarás muito menos perdido.

Uma lista de tarefas torna seu dia menos caótico. O caos é produto da falta de organização e controle. Se não se antecipar, sentirá sempre perdido, como se não fosse o protagonista da história, mas sim um coadjuvante.

Uma que seja sólida revela suas prioridades no dia baseadas em importância e urgência. Esses são os principais critérios para determinar a ordem das suas tarefas.

Por exemplo, se é preciso entregar algo com bastante urgência, essa tarefa deve estar no topo da lista. Talvez não seja a mais importante, mas deverá ser finalizada primeiro, por uma questão de tempo.

Ser produtivo não significa ter uma lista enorme de tarefas. Não é sobre estar ocupado é sobre estar focado e completando suas metas. Nem sempre que fazemos muitas coisas estamos sendo produtivos.

Uma pessoa pode ser muito produtiva cumprindo poucas tarefas durante o dia, desde que sejam as tarefas certas, que realmente importam. Esse é o sentido da produtividade.

4 dicas para criar uma lista de tarefas perfeita

As listas de tarefas são importantes e você já deve estar se perguntando como começar a criar as suas. Aqui separamos algumas dicas que ajudarão a criar listas verdadeiramente funcionais, que serão úteis.

Em primeiro lugar, tenha em mente que ter disciplina é importante para começar a lista de tarefas. Sem disciplina você nunca dará o primeiro passo, que é criar a sua lista. A disciplina é o que nos leva a criar bons hábitos.

1 – Comece com o porque

A forma mais simples para começar sua lista de tarefas é se perguntar “porque” cada item está ali. Quais as razões para completar aquela tarefa? Elas são realmente indispensáveis? Qual é a sua motivação para começar a lista de tarefas?

Nem todas as tarefas que realizamos são realmente importantes. Muitas vezes nos ocupamos com tarefas que não agregaram em nada para o nosso sucesso. E essas tarefas acabam por esgotar a nossa energia e disposição.

Lista de tarefas são diferentes de projetos. Projetos requerem mais de uma atividade, diferentes das tarefas diárias. É a soma de tarefas que forma o projeto. Pense em cada tarefa como parte de algo maior.

2 – Defina uma data limite

Coloque uma data limite para cada uma das tarefas em sua lista. Não adianta nada criar listas de tarefas em que as tarefas podem ser realizadas a qualquer momento, em qualquer dia.

As suas tarefas devem ser determinadas e ter um prazo de validade. Por exemplo, se elas são diárias, o seu objetivo é realizar aquelas tarefas dentro do dia. Caso você não consiga cumprir todas, as pendentes devem ser incluídas na lista do dia seguinte.

3 – Limite sua lista de tarefas

A recomendação de Damon é ter o limite de 7 itens na sua lista de tarefas diariamente. Encher a lista com muitas tarefas não é produtivo, na medida em que temos uma quantidade finita de tempo.

Apesar da recomendação de até sete tarefas, é preciso avaliar de acordo com as suas necessidades e realidade. Por exemplo, dependendo da complexidade das atividades, você será capaz de realizar apenas uma ou dias durante o dia.

4 – Faça uma revisão da lista de tarefa

Fazer uma revisão semanal das suas listas de tarefas é importante para garantir que tudo realmente funcione. Nem sempre as listas de tarefas funcionam de verdade. Pode ser necessário fazer ajustes, adaptações.

Por isso é fundamental fazer uma avaliação semanal. As suas listas não precisam ser fechadas, com atividades muito rígidas. Afinal de contas, nem sempre você será capaz de fazer tudo que foi previsto.

Separe um tempo para avaliar a sua lista, verificar se o número de atividades está funcionando, se o número é adequado etc. Escolha um dia da semana para fazer suas revisões e atualizar sua lista.

Já existem aplicativos para celular e computador que permitem criar listas completas. Eles facilitam muito, especialmente para quem gosta de se organizar de forma digital. Alguns exemplos são o Microsoft Todo e os Lembretes Apple.

A lista de tarefas para evitar a procrastinação

Procrastinação é um hábito mais comum do que se possa imaginar. Quase todo mundo já procrastinou em algum momento da vida, por mais que não tenha se dado conta.

No dicionário, o verbo procrastinar tem o seguinte significado: transferir para outro dia ou deixar para depois; adiar, delongar, postergar, protrair. Em resumo, procrastinar é deixar de fazer algo quando deveria ser feito, para fazer em qualquer outro momento.

Sabe aquela tarefa que você decidiu deixar para o dia seguinte por estar com preguiça ou com sono? Aquele livro que não terminou de ler por estar ocupado demais vendo uma série ou filme?

São exemplos da procrastinação acontecendo na vida real. Sempre que adiamos alguma tarefa ou compromisso, estamos procrastinando, ainda que de forma inconsciente.

Na atualidade, procrastinar também é visto como um ato de negligenciar.

Negligenciar, por sua vez, é deixar de assumir uma responsabilidade. E você é o responsável pelo seu sucesso e pelo seu rendimento.

As listas de tarefas são muito úteis contra a procrastinação. Elas mostram exatamente o que deve ser feito, quando deve ser feito e em que ordem. Mas elas podem não ser o suficiente para que você saia da inércia.

Assim, se você é uma pessoa que procrastina muito, vale a pena rever os seus hábitos e suas práticas cotidianas. As listas de tarefas são apenas ferramentas, que podem te ajudar, mas só se estiver realmente engajado.

De nada adianta passar tempo criando uma lista perfeita, se no dia seguinte simplesmente colocar a sua lista de lado e começar a fazer outras coisas, que não são importantes ou que simplesmente não foram previstas.

Além da procrastinação, a ansiedade e o estresse também afetam de forma negativa a produtividade. A lista de tarefas não é o suficiente, mas com certeza ajudam a lidar com esses obstáculos.

As listas de tarefa para ser mais produtivo

Um dos principais aspectos relacionados às listas de tarefas é a produtividade. Este artigo teve como objetivo justamente ensinar a fazer uma lista de tarefas que realmente funcione, para alavancar os seus resultados.

No entanto, a produtividade nem sempre está relacionada com o que fazemos, mas também como a forma como fazemos. Ou seja, tão importante quanto ter uma lista de tarefas é saber como elas serão executadas.

Uma dica extra para sua produtividade.

No momento de criar a sua lista, é não ficar apenas no título da tarefa. Identifique como aquela tarefa deverá ser concretizada, faça observações centrais, com insights que te orientem no dia a dia.

Dessa forma, ao ler a sua lista de tarefas, você saberá não apenas o que deve ser feito, como também o método. Além de facilitar na organização, esse processo potencializa a sua produtividade.

Conclusão

Neste artigo falamos sobre a importância das listas de tarefas. Mostramos como elas podem ser feitas e de que forma funcionam na prática.

Aproveite e crie a sua, pois há vários benefícios quando são utilizadas, melhore sua obtenção de resultados, organização e produtividade.

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